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Organiser une activité speed meeting, un agenda de rencontres ou un réseautage tournant: c'est facile avec PairConnex

Speed meeting par PairConnex

Parmi les concepts d’activités de réseautage qui gagnent rapidement en popularité depuis quelques années, notons celles où les participants effectuent une série de rencontres préprogrammées avec d’autres individus.  Le concept est simple : au début de l’événement les participants reçoivent la liste de rencontres qu’ils devront effectuer. Cette liste est habituellement présentée en numéros de tables pour chaque tour de rencontres. Par la suite, pendant l’événement les participants doivent successivement rencontrer les personnes qui leur sont jumelées en se déplaçant à la table qui leur est attribuée pour chaque tour.

Ces activités peuvent porter différentes appellations selon les organisateurs et les objectifs :

  • Speed meetings
  • Réseautage / networking tournant
  • Diner / souper table tournante
  • Speed networking
  • Rencontres éclairs
  • Repas carrousel
  • etc.

À l’origine, ce concept a été popularisé dans le domaine des rencontres amoureuses, sous le nom de « speed dating ». De nos jours, il est également très populaire dans les événements de recrutement et les foires d’emploi, où il est généralement appelé « speed jobbing » ou « entrevues éclairs ». Selon les concepts, les rendez-vous peuvent se faire en paires de deux personnes ou encore en groupes de plusieurs participants.

Ces activités sont appréciées car elles permettent aux participants d’avoir un échange de qualité avec de nouvelles personnes, dans un contexte structuré avec un temps de parole prédéterminé. Il s’agit d’un moyen facile et efficace de rencontrer et connaître de nouvelles personnes. Contrairement aux activités de réseautage libre qui obligent à faire les premiers pas pour aller vers de nouvelles personnes et à briser la glace pour les connaître, la première approche est beaucoup plus facile dans ce genre d’activité de speed meetings.

Bien qu’elles soient très appréciées des participants, ces activités sont souvent un cauchemar pour les organisateurs d’événements qui doivent préparer les agendas de rencontres. Demandez à n’importe quelle personne qui a eu à gérer ce type d’événement dans le passé et elle vous parlera des nombreuses heures qui ont été nécessaires pour faire manuellement les listes de jumelage. En effet, deux facteurs viennent principalement complexifier la préparation de ce type de jumelage :

  • La nécessité que les mêmes personnes ne se croisent jamais deux fois à la même table durant les différents tours de rencontres.
  • L’obligation de séparer les concurrents et/ou les gens d’une même entreprise, pour éviter qu’elles ne se rencontrent à la même table pendant un des tours.

Même après que ce casse-tête de planification soit complété (suite à des interminables heures d’essais et d’erreurs), il reste bien souvent un problème majeur. En effet, dans la grande majorité des cas les jumelages proposés ne sont pas optimaux, car ils reposent soit sur le hasard (jumelage aléatoire) ou au mieux sur la perception des organisateurs. Même avec une bonne connaissance des participants, les jumelages créés manuellement par les organisateurs demeurent biaisés car il est impossible de connaître en détails les besoins de chaque participant. Il existe des outils qui permettent d’utiliser des mots-clés pour orienter certains jumelages, mais les associations proposées restent très simples, sans entrer en profondeur dans le profil et les cibles réelles de tous les participants.

Presque inévitablement, ce jumelage très basique provoque des insatisfactions chez certains participants qui n’apprécieront pas la qualité des rencontres qui leur ont été suggérées. Une activité qui se voulait ludique et amusante devient soudainement stressante et désagréable pour les organisateurs. À un point tel où malgré leur popularité, plusieurs organisateurs d’événements de réseautage préfèrent limiter leur offre pour ce type d’activité, sous prétexte qu’elles sont trop lourdes à livrer.

Heureusement, grâce à PairConnex les organisateurs d’événements ne doivent plus se priver d’offrir ce genre d’activité de speed meetings à leurs participants. En effet, la plateforme de jumelage intelligent leur permet :

  • D’automatiser en un seul clic la répartition des rendez-vous, peu importe le nombre de personnes par table et de tours proposés;
  • De paramétrer facilement toutes les contraintes à respecter, notamment les personnes qui ne doivent pas être mises ensemble (exemple : séparation des concurrents).
  • D’optimiser les rencontres proposées en fonction de l’algorithme de jumelage de PairConnex, qui prend en considération le profil et les objectifs de chaque participant.
  • Les critères de jumelage de chaque projet sont choisis et pondérés directement par les organisateurs, à l’aide d’un questionnaire de jumelage rempli par les participants à l’inscription.
Organisation de speed meeting sur la plateforme PairConnex

La plateforme génère instantanément les listes de rencontres de chaque événement. Ces listes sont présentées par participant, par tour et par table. Bref, la seule chose qu’il reste à faire aux organisateurs, c’est d’accueillir leurs participants et de les informer de leur liste de rencontres.

Des options plus avancées peuvent également être offertes. Par exemple un lien Web personnalisé peut être envoyé à chaque participant pour lui expliquer les raisons de ses jumelages. Cette explication peut notamment expliquer si la personne à rencontrer :

  • est un client potentiel
  • est un fournisseur potentiel
  • partage les mêmes cibles (référencement)
  • s’intéresse aux mêmes enjeux (complicité)
Exemple d'axes de compatibilité calculés par PairConnex

Bref, non seulement l’activité sera beaucoup plus simple à organiser, mais les participants en ressortiront beaucoup plus satisfaits car la qualité de leurs rencontres sera bonifiée par le jumelage intelligent. C’est pour cette raison que plusieurs organisations font désormais appel aux services de PairConnex pour les aider dans l’organisation de ce genre d’activité, comme par exemple :

  • Le Club Richelieu Montréal qui a bénéficié d’un calendrier de jumelage mensuel où à chaque mois, chacun des membres devait en rencontrer un autre, avec une compatibilité définie selon 3 axes de jumelage (intérêts personnels, intérêts d’affaires et intérêts philanthropiques).
  • L’organisme Moisson Rive-Sud qui a fait appel aux services de PairConnex pour diviser les 110 participants du diner du club des présidents en 11 tables de 10 personnes compatibles, incluant la contrainte d’avoir un animateur fixe à chaque table.
  • Le Conseil Québécois du Loisir qui, dans le cadre de son congrès « Journée nationale du loisir culturel », a organisé une heure de réseautage speed meetings où chacun de 82 participants avait 5 rendez-vous de 10 minutes avec un autre participant. Les jumelages devaient respecter différentes orientations, comme la volonté de mélanger au maximum les participants des différentes régions et des différents types d’organismes.

Il ne s’agit là que de quelques exemples de mandats impliquant des agendas de rencontres effectués par PairConnex. La prochaine fois que vous voudrez organiser ce type d’activité, rappelez-vous que la première étape est d’appeler les experts en jumelage intelligent de PairConnex! Vous ne le regretterez pas… et vos participants vous en seront reconnaissants!

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