Présentiel, Hybride, Virtuel: par où commencer + un outil à télécharger!
À l’ère post pandémie (ou presque!) les événements en présentiel sont de retour et continuent d’exister aux côtés de ceux en virtuel et en format hybride. Dans la conception de leurs événements, les planificateurs d’événements sont donc confrontés à une toute nouvelle réalité. Il peut donc être parfois difficile de savoir par où commencer.
La première étape est avant tout de trouver les fournisseurs qui respecteront vos standards.
La première étape est avant tout de trouver les fournisseurs qui respecteront vos standards.
Ne perdez pas votre temps et commencez par identifier les bonnes ressources, au bon moment. C’est pourquoi aujourd’hui nous vous proposons un outil à télécharger fort utile: notre aide-mémoire des fournisseurs à contacter par format de projet que vous organisez, qu’il soit en présentiel, virtuel ou hybride.
Des fournisseurs à contacter tôt dans le processus de planification
D’abord, il est important de savoir que votre format d’événement influencera le type de fournisseur requis. Ce qui nous amène à parler de timing. Vous le savez, la première chose que vous devez trouver lorsque vous organisez un événement (en présentiel ou hybride) est votre salle. Depuis le retour des événements en présentiel, cette réalité est d’autant plus vraie car les salles sont très en demande. Vous devrez vous prendre plus à l’avance si vous voulez avoir du choix et surtout respecter votre budget. Il en est de même pour la plupart des autres fournisseurs, plus vous serez à l’avance, mieux ce sera!
Autre service à ne pas sous-estimer: la création de votre stratégie et de vos outils de communication pour publiciser votre événement, mais également pour bien guider vos participants après leur inscription. C’est en planifiant tôt votre stratégie de communication que vous pourrez sauver du temps et être plus efficace plus tard dans le processus d’organisation de votre événement.
Si vous souhaitez intégrer des outils numériques dans l’organisation de votre événement, ne faites pas l’erreur de choisir votre fournisseur trop tard. Il faut savoir que l’utilisation d’une plateforme numérique ne sert pas seulement à assurer le déroulement de votre événement le jour venu.
En utilisant une plateforme numérique tout-en-un, vous sauverez non seulement du temps du côté administratif, mais aussi dans l’organisation de votre événement.
Par exemple, en choisissant votre plateforme numérique tout-en-un en amont, vous pourrez y intégrer l’entièreté du processus d’inscription et ainsi procurer une expérience plus simple et plus fluide à vos participants. Une plateforme comme celle offerte par PairConnex peut même gérer le paiement des billets, générer les cocardes imprimables et offrir des solutions de contrôle d’accès à l’entrée des salles.
Bref, les plateformes événementielles modernes ne sont pas conçues uniquement pour les événements hybrides ou virtuels, mais peuvent être grandement utiles aussi pour ceux en présentiel. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre où nous manquons de temps, on priorise donc des outils tout-en-un.
Nous vous expliquions d’ailleurs juste ici dans notre guide « Comment intégrer une plateforme événementielle à votre événement », la manière dont elle vous fait gagner du temps en s’occupant de plusieurs aspects, comme le jumelage de participants ou la planification de plans de table. Un casse-tête de moins pour vous!
Où trouver les bons fournisseurs événementiels?
Une fois que vous avez priorisé qui contacter en premier selon le format de votre événement, vous pouvez vous tourner vers des ressources facilement accessibles pour effectuer votre recherche de fournisseurs.
À cet effet, vous connaissez peut-être le Salon Événementiel Momentum qui, deux fois par année depuis plus de 20 ans, regroupe des centaines de fournisseurs et planificateurs du domaine événementiel. Mais connaissiez-vous le penchant numérique du Salon? La plateforme Momentum Plus est le répertoire intelligent par excellence. Elle regroupe plus de 500 fournisseurs de tous les domaines, que vous soyez à la recherche d’une salle ou d’un conférencier, la plateforme du salon événementiel Momentum vous aidera grandement dans votre recherche en vous proposant des fournisseurs selon vos besoins et critères de recherche.
Tableau de bord de la plateforme Momentum Plus:
Il peut aussi être intéressant de demander les références des gens du milieu. Avec près de 10 000 membres, le groupe Le Monde de l’événementiel au Québec sur Facebook pourrait vous être utile. Vos fournisseurs actuels peuvent également vous donner des références fiables, puisqu’ils travaillent fort probablement déjà avec plusieurs partenaires avec lesquels ils ont eu de bonnes expériences.
Chez PairConnex, nous pouvons compter sur de précieux partenaires pour nous aider à réaliser nos mandats. Ces fournisseurs du domaine événementiel offrent des services complémentaires aux nôtres et sont habitués à travailler en collaboration avec notre équipe. En guise d’exemple, dans les derniers mois nous avons joint nos forces aux experts de l’Agence Webdiffusion pour livrer des événements hybrides et virtuels de grande ampleur où nos expertises respectives pouvaient être mise en valeur, tout en centralisant l’accompagnement des clients.
C’est donc avec grand plaisir que nous pourrons vous recommander aux bonnes entreprises pour couvrir tous vos besoins événementiels.
N'oubliez pas de télécharger notre aide-mémoire des fournisseurs à contacter par format de projet.
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Que ce soit pour une simple question, en savoir plus sur nos prix et demander une démonstration de la plateforme, n'hésitez jamais à contacter un membre de notre équipe!
