Au-delà de la programmation : l’expérience participant au cœur de la réussite d’un événement
Choisir des sujets pertinents, inviter des conférenciers intéressants et bâtir une programmation solide sont des éléments centraux de la planification de nombreux événements d’affaires. Ils donnent aux participants une raison de s’inscrire et les aident à comprendre ce qu’ils peuvent retirer de leur participation.
Mais l’expérience des participants va bien au-delà de ce qui se passe sur scène. Elle commence avant leur arrivée, se poursuit entre les activités et se prolonge après leur départ. Qu’il s’agisse d’un congrès, d’une conférence, d’un salon d’exposants ou d’un événement de réseautage, l’ensemble de ce parcours contribue à la valeur de leur participation.
À une époque où les contenus professionnels sont accessibles en quelques clics, une question mérite une place centrale dans la conception d’un événement : qu’est-ce que les participants pourront vivre sur place qui justifiera leur déplacement, leur temps et leur investissement?
Le rapport IACC 2025 Meeting Room of the Future illustre l’attention portée à l’expérience globale. Parmi les planificateurs interrogés en Europe et en Amérique du Nord, 55 % désignent les caractéristiques physiques du lieu parmi les aspects les plus importants pour soutenir les objectifs des rencontres. L’offre de nourriture et de boissons et le contenu éducatif suivent, à 50 % chacun. Le rapport précise toutefois qu’en Amérique du Nord, le contenu demeure au premier rang.1
Ces résultats invitent à considérer les conditions dans lesquelles ce contenu sera reçu et les échanges pourront se développer. Une acoustique qui permet de discuter, des espaces où s’installer entre deux activités ou un repas dont le déroulement laisse du temps aux conversations font partie des choix qui façonnent l’expérience.
Pour les organisateurs, l’enjeu est donc d’accorder autant de soin à ce qui entoure la programmation qu’à la programmation elle-même. Cela suppose de prévoir du temps, des espaces et des occasions de participation qui servent les objectifs de l’événement.
Les participants à un même congrès ne viennent pas tous pour les mêmes raisons. Certains souhaitent approfondir un sujet ou résoudre un problème professionnel. D’autres cherchent des partenaires, des fournisseurs ou des collègues avec qui comparer leurs pratiques.
Quelques questions posées lors de l’inscription ou de la création du profil peuvent aider à reconnaître ces attentes : quels sujets les intéressent? Quels défis rencontrent-ils? Quels types de contacts souhaitent-ils établir? Ces réponses peuvent guider le choix des activités complémentaires et la manière de les présenter.
Une conférence sur un enjeu de gestion pourrait ainsi se prolonger par une discussion entre pairs. Un sujet technique pourrait donner lieu à des consultations avec des experts. Un participant à la recherche de solutions pourrait être orienté vers les exposants pertinents. Chaque proposition devient une façon supplémentaire de répondre à un besoin identifié.
Dans son rapport de 2026 sur l’apprentissage lors des congrès et des salons, Freeman constate que les participants souhaiteraient idéalement consacrer 54 % de leur temps d’apprentissage à des activités en dehors des salles de conférence traditionnelles. Les échanges entre pairs, les interactions avec les exposants et les démonstrations font partie de ces occasions d’apprendre.2 Cela donne une raison concrète de réserver une place à ces expériences dans la programmation.
Dans un événement accompagné par PairConnex, un organisateur souhaitait structurer les échanges autour de sujets d’intérêt commun. La solution retenue était simple : des tables de discussion thématiques, chacune limitée à dix personnes. Les participants pouvaient réserver leur place selon le sujet qui les intéressait, jusqu’à concurrence des places disponibles.
Ce format donnait un point de départ aux conversations : un thème partagé, un petit groupe et un moment réservé pour échanger. Il offrait une occasion de discuter de ses réalités professionnelles avec des personnes ayant choisi le même sujet.
Les rencontres avec des experts constituent une autre possibilité utilisée par nos clients. Des plages horaires permettent aux participants de réserver un entretien individuel ou une rencontre en petit groupe. Ils peuvent y poser une question propre à leur situation et approfondir un enjeu abordé pendant l’événement. Un partenaire ou un commanditaire peut aussi y contribuer en mettant son expertise au service des participants, à condition que la rencontre conserve une réelle valeur de conseil.
Ces formats demandent une préparation : choisir des thèmes précis, expliquer ce que chacun peut en retirer, prévoir des horaires compatibles avec le reste de la programmation et rendre l’inscription simple. Les réservations permettent ensuite d’observer l’intérêt suscité et d’ajuster les propositions au besoin.
Lorsque conférences, discussions, consultations et visites d’exposants se côtoient, les participants doivent pouvoir reconnaître les options qui répondent à leurs besoins. C’est ici qu’une plateforme événementielle peut contribuer directement à l’expérience.
Une programmation organisée par thème facilite l’exploration. Les choix d’activités permettent de réserver une place à un atelier ou à une table de discussion et de bâtir un horaire personnalisé. Les exposants peuvent être regroupés par catégorie pour faciliter la recherche de solutions.
Avec PairConnex, les intérêts renseignés dans le profil peuvent aussi servir au jumelage intelligent, qui présente des participants ou des exposants selon des scores de compatibilité. L’organisateur peut également cibler ses communications selon les réponses au profil pour suggérer une activité pertinente à un groupe de participants.
Un parcours pourrait ainsi relier une conférence à une discussion thématique, puis à une rencontre avec un expert ou un exposant. Les outils rendent ces possibilités visibles et accessibles, tout en laissant au participant le choix de composer son expérience.
Ce parcours gagne à être présenté en amont. En découvrant les activités, les personnes présentes et les possibilités de rencontres avant leur arrivée, les participants peuvent préparer leurs choix et réserver les plages qui les intéressent.
Sur place, un accueil bien organisé, des indications claires et une information facile à retrouver leur permettent de profiter de ce qu’ils ont choisi. L’horaire, les lieux et les changements doivent être communiqués au bon moment. Cette fluidité donne aux participants les moyens de consacrer leur attention aux apprentissages et aux échanges qui motivent leur présence.
Après le congrès, le participant devrait pouvoir expliquer ce qu’il en retire : une idée à appliquer, une réponse à un problème, un contact à relancer ou une solution à évaluer. Ces acquis l’aident aussi à justifier son investissement auprès de son organisation.
Les outils peuvent faciliter cette continuité. Les notes prises pendant les conférences, les connexions enregistrées et les notes associées aux rencontres peuvent être conservées et exportées pour préparer les suivis. Les ressources partagées après l’événement permettent de poursuivre les apprentissages.
Pour l’organisateur, un bilan gagne également à dépasser la satisfaction générale : quelles activités ont aidé les participants à atteindre leurs objectifs? Qu’ont-ils l’intention de mettre en pratique? Que leur a-t-il manqué? Ces réponses éclairent la prochaine édition et les raisons qui pourraient leur donner envie de revenir.
Chez PairConnex, nous accompagnons quelque 200 événements chaque année. Nous voyons des organisateurs expérimenter de nouveaux formats, adapter leurs parcours et trouver des façons originales de faire participer leurs publics. Cette expérience nous aide à vous proposer des pistes concrètes et à anticiper certains pièges.
Vous souhaitez intégrer des tables thématiques, des rencontres avec des experts ou des parcours adaptés aux intérêts de vos participants? Venez en discuter avec notre équipe. Nous pouvons vous aider à structurer ces idées et à utiliser les outils pour les offrir de manière claire et simple à vos participants.
1. IACC et Development Counsellors International, IACC 2025 Meeting Room of the Future Report. Enquête auprès de 205 planificateurs d’Europe et d’Amérique du Nord. Méthodologie : p. 3; figure 5 : p. 9; analyse régionale : p. 10–11. Consulter le rapport
2. Freeman, Unpacking XLNC: The Future of Adult Learning at Conferences and Trade Shows, Part Two, 2026. Communiqué de Freeman publié le 23 juillet 2026 sur GlobeNewswire. Consulter le rapport
Mais l’expérience des participants va bien au-delà de ce qui se passe sur scène. Elle commence avant leur arrivée, se poursuit entre les activités et se prolonge après leur départ. Qu’il s’agisse d’un congrès, d’une conférence, d’un salon d’exposants ou d’un événement de réseautage, l’ensemble de ce parcours contribue à la valeur de leur participation.
À une époque où les contenus professionnels sont accessibles en quelques clics, une question mérite une place centrale dans la conception d’un événement : qu’est-ce que les participants pourront vivre sur place qui justifiera leur déplacement, leur temps et leur investissement?
Accorder autant de soin à ce qui entoure la programmation
Le rapport IACC 2025 Meeting Room of the Future illustre l’attention portée à l’expérience globale. Parmi les planificateurs interrogés en Europe et en Amérique du Nord, 55 % désignent les caractéristiques physiques du lieu parmi les aspects les plus importants pour soutenir les objectifs des rencontres. L’offre de nourriture et de boissons et le contenu éducatif suivent, à 50 % chacun. Le rapport précise toutefois qu’en Amérique du Nord, le contenu demeure au premier rang.1
Ces résultats invitent à considérer les conditions dans lesquelles ce contenu sera reçu et les échanges pourront se développer. Une acoustique qui permet de discuter, des espaces où s’installer entre deux activités ou un repas dont le déroulement laisse du temps aux conversations font partie des choix qui façonnent l’expérience.
Pour les organisateurs, l’enjeu est donc d’accorder autant de soin à ce qui entoure la programmation qu’à la programmation elle-même. Cela suppose de prévoir du temps, des espaces et des occasions de participation qui servent les objectifs de l’événement.
Partir de ce que les participants viennent chercher
Les participants à un même congrès ne viennent pas tous pour les mêmes raisons. Certains souhaitent approfondir un sujet ou résoudre un problème professionnel. D’autres cherchent des partenaires, des fournisseurs ou des collègues avec qui comparer leurs pratiques.
Quelques questions posées lors de l’inscription ou de la création du profil peuvent aider à reconnaître ces attentes : quels sujets les intéressent? Quels défis rencontrent-ils? Quels types de contacts souhaitent-ils établir? Ces réponses peuvent guider le choix des activités complémentaires et la manière de les présenter.
Une conférence sur un enjeu de gestion pourrait ainsi se prolonger par une discussion entre pairs. Un sujet technique pourrait donner lieu à des consultations avec des experts. Un participant à la recherche de solutions pourrait être orienté vers les exposants pertinents. Chaque proposition devient une façon supplémentaire de répondre à un besoin identifié.
Donner une place active aux participants
Dans son rapport de 2026 sur l’apprentissage lors des congrès et des salons, Freeman constate que les participants souhaiteraient idéalement consacrer 54 % de leur temps d’apprentissage à des activités en dehors des salles de conférence traditionnelles. Les échanges entre pairs, les interactions avec les exposants et les démonstrations font partie de ces occasions d’apprendre.2 Cela donne une raison concrète de réserver une place à ces expériences dans la programmation.
Dans un événement accompagné par PairConnex, un organisateur souhaitait structurer les échanges autour de sujets d’intérêt commun. La solution retenue était simple : des tables de discussion thématiques, chacune limitée à dix personnes. Les participants pouvaient réserver leur place selon le sujet qui les intéressait, jusqu’à concurrence des places disponibles.
Ce format donnait un point de départ aux conversations : un thème partagé, un petit groupe et un moment réservé pour échanger. Il offrait une occasion de discuter de ses réalités professionnelles avec des personnes ayant choisi le même sujet.
Les rencontres avec des experts constituent une autre possibilité utilisée par nos clients. Des plages horaires permettent aux participants de réserver un entretien individuel ou une rencontre en petit groupe. Ils peuvent y poser une question propre à leur situation et approfondir un enjeu abordé pendant l’événement. Un partenaire ou un commanditaire peut aussi y contribuer en mettant son expertise au service des participants, à condition que la rencontre conserve une réelle valeur de conseil.
Ces formats demandent une préparation : choisir des thèmes précis, expliquer ce que chacun peut en retirer, prévoir des horaires compatibles avec le reste de la programmation et rendre l’inscription simple. Les réservations permettent ensuite d’observer l’intérêt suscité et d’ajuster les propositions au besoin.
Aider chacun à construire son parcours
Lorsque conférences, discussions, consultations et visites d’exposants se côtoient, les participants doivent pouvoir reconnaître les options qui répondent à leurs besoins. C’est ici qu’une plateforme événementielle peut contribuer directement à l’expérience.
Une programmation organisée par thème facilite l’exploration. Les choix d’activités permettent de réserver une place à un atelier ou à une table de discussion et de bâtir un horaire personnalisé. Les exposants peuvent être regroupés par catégorie pour faciliter la recherche de solutions.
Avec PairConnex, les intérêts renseignés dans le profil peuvent aussi servir au jumelage intelligent, qui présente des participants ou des exposants selon des scores de compatibilité. L’organisateur peut également cibler ses communications selon les réponses au profil pour suggérer une activité pertinente à un groupe de participants.
Un parcours pourrait ainsi relier une conférence à une discussion thématique, puis à une rencontre avec un expert ou un exposant. Les outils rendent ces possibilités visibles et accessibles, tout en laissant au participant le choix de composer son expérience.
Rendre le parcours fluide avant et pendant l’événement
Ce parcours gagne à être présenté en amont. En découvrant les activités, les personnes présentes et les possibilités de rencontres avant leur arrivée, les participants peuvent préparer leurs choix et réserver les plages qui les intéressent.
Sur place, un accueil bien organisé, des indications claires et une information facile à retrouver leur permettent de profiter de ce qu’ils ont choisi. L’horaire, les lieux et les changements doivent être communiqués au bon moment. Cette fluidité donne aux participants les moyens de consacrer leur attention aux apprentissages et aux échanges qui motivent leur présence.
Aider les participants à reconnaître la valeur de leur présence
Après le congrès, le participant devrait pouvoir expliquer ce qu’il en retire : une idée à appliquer, une réponse à un problème, un contact à relancer ou une solution à évaluer. Ces acquis l’aident aussi à justifier son investissement auprès de son organisation.
Les outils peuvent faciliter cette continuité. Les notes prises pendant les conférences, les connexions enregistrées et les notes associées aux rencontres peuvent être conservées et exportées pour préparer les suivis. Les ressources partagées après l’événement permettent de poursuivre les apprentissages.
Pour l’organisateur, un bilan gagne également à dépasser la satisfaction générale : quelles activités ont aidé les participants à atteindre leurs objectifs? Qu’ont-ils l’intention de mettre en pratique? Que leur a-t-il manqué? Ces réponses éclairent la prochaine édition et les raisons qui pourraient leur donner envie de revenir.
Profiter de l’expérience de notre équipe
Chez PairConnex, nous accompagnons quelque 200 événements chaque année. Nous voyons des organisateurs expérimenter de nouveaux formats, adapter leurs parcours et trouver des façons originales de faire participer leurs publics. Cette expérience nous aide à vous proposer des pistes concrètes et à anticiper certains pièges.
Vous souhaitez intégrer des tables thématiques, des rencontres avec des experts ou des parcours adaptés aux intérêts de vos participants? Venez en discuter avec notre équipe. Nous pouvons vous aider à structurer ces idées et à utiliser les outils pour les offrir de manière claire et simple à vos participants.
Sources
1. IACC et Development Counsellors International, IACC 2025 Meeting Room of the Future Report. Enquête auprès de 205 planificateurs d’Europe et d’Amérique du Nord. Méthodologie : p. 3; figure 5 : p. 9; analyse régionale : p. 10–11. Consulter le rapport
2. Freeman, Unpacking XLNC: The Future of Adult Learning at Conferences and Trade Shows, Part Two, 2026. Communiqué de Freeman publié le 23 juillet 2026 sur GlobeNewswire. Consulter le rapport
